Beitragsklassen anlegen, Lastschriftmandat einmal hinterlegen – danach zieht booxos den Beitrag jedes Mitglieds automatisch ein. Ab dem Eintrittsdatum, jedes Jahr wieder.
Erwachsene 60 €, Kinder 24 €, Familie 90 € – so viele Klassen, wie ihr braucht. Je Klasse legt ihr den Betrag fest und ob er monatlich, vierteljährlich oder jährlich fällig wird.
Name, Adresse, Eintrittsdatum, Beitragsklasse. Für die Lastschrift schickt ihr entweder einen Link, über den das Mitglied seine IBAN selbst einträgt – oder ihr tragt sie aus dem Papier-Mandat ein, das ihr schon habt.
Ab da läuft es allein: booxos erstellt die fällige Forderung, kündigt sie dem Mitglied per E-Mail an und zieht sie per SEPA-Lastschrift ein. Jedes Jahr wieder, ohne dass jemand eine Liste durchgeht.
Die meisten Vereine haben drei bis fünf Beitragssätze. Ihr legt sie einmal an und hängt jedes Mitglied an eine Klasse. Ändert sich ein Beitrag, ändert ihr ihn an einer Stelle – nicht bei zweihundert Mitgliedern einzeln.
Ein Verein mit dreißig Jahren Geschichte hat einen Ordner voller unterschriebener Einzugsermächtigungen. Die sind nicht wertlos: Ihr tragt die IBAN direkt beim Mitglied ein, und der Einzug funktioniert genauso wie beim online erteilten Mandat.
Wer im Mai eintritt, zahlt seinen Jahresbeitrag im Mai – und ab dann jedes Jahr im Mai. Das erspart die Frage, was jemand im laufenden Jahr noch schuldet: Es wird immer der volle Beitrag berechnet, nie anteilig. Neu angelegte Mitglieder werden sofort abgerechnet, nicht erst beim nächsten Durchlauf.
Kein Stichtag heißt auch: kein Stichtag, an dem zweihundert Lastschriften gleichzeitig auf dem Vereinskonto einschlagen.
Der häufigste Fehler beim Wechsel: Die Beiträge für dieses Jahr sind längst eingezogen, und das neue System bucht sie noch einmal ab. Deshalb tragt ihr bei jedem Mitglied ein, bis wann bereits abgerechnet wurde – auch wenn das noch im alten Programm oder von Hand passiert ist. Abgedeckte Zeiträume überspringt booxos.
Auch technisch: Jeder Zeitraum wird je Mitglied genau einmal erzeugt. Ein zweiter Durchlauf am selben Tag bucht nichts zusätzlich ab.
Eine SEPA-Lastschrift muss dem Zahler vorher angekündigt werden. booxos schickt diese Nachricht automatisch: mit dem Zeitraum, dem Betrag und den letzten vier Ziffern der Kontonummer, im Namen eures Vereins.
Eine Lastschrift ist nicht sofort da: Nach dem Anstoßen steht sie einige Bankarbeitstage auf „in Bearbeitung". Danach wird sie als bezahlt verbucht – oder bei einer Rücklastschrift als fehlgeschlagen. Beides seht ihr je Mitglied und Zeitraum, ihr müsst dafür keinen Kontoauszug lesen.
Das Modul kümmert sich um das Geld: wer welchen Beitrag zahlt, wann er fällig ist und ob er angekommen ist. Es ist keine vollständige Mitgliederverwaltung mit Ämtern, Abteilungen und Ehrungen – wenn ihr dafür schon ein Programm habt, könnt ihr es behalten und den Einzug hierher verlagern.
Eingezogen wird ausschließlich per SEPA-Lastschrift. Wer kein Mandat erteilt, wird nicht automatisch abgerechnet; dafür schreibt ihr eine Rechnung mit Zahllink.
Beitragsklassen anlegen, Mitglieder eintragen, Mandate hinterlegen. Danach müsst ihr nichts mehr tun.