Alles, was euer Verein wissen will.

Nein. Das Fest ist nur einer von vielen Anlässen. Der Kern von booxos sind Geldboxen: eine eigene Box für alles, wofür euer Verein Geld einnimmt – Spendenaktionen, Sammlungen für ein Projekt, die Kühlschrankkasse im Vereinsheim, Startgebühren oder eben der Getränkestand. Dazu kommen Module für Spendenquittungen, Rechnungen, Mitgliedsbeiträge, Anmeldeformulare und ein vollwertiges Kassensystem. Ihr schaltet nur das ein, was ihr braucht.

Eine Geldbox ist ein Topf für einen bestimmten Zweck – zum Beispiel „Spende Jugendarbeit", „Neue Trikots" oder „Getränkestand Sommerfest". Jede Box hat ihren eigenen QR-Code und Link und kann Geld per Handy-Zahlung und per Kartenzahlung annehmen. Ihr seht jederzeit, was in welcher Box eingegangen ist, und könnt euch gezielt in Höhe einer Box auszahlen lassen.

Registrieren, Bankverbindung hinterlegen, erste Box anlegen – das dauert wenige Minuten. Den QR-Code könnt ihr sofort als Flyer herunterladen, ausdrucken und aufhängen. Für Kartenzahlung ladet ihr zusätzlich die kostenlose booxos-App aufs Smartphone.

Nein. Helfer laden die booxos-App, scannen den Helfer-QR-Code der Box oder des Stands und können sofort kassieren – ohne eigenes Konto, ohne Anmeldung, ohne Schulung.

Nein. Die Kartenzahlung läuft per Tap to Pay direkt auf dem Smartphone des Helfers: Betrag eingeben, Gast hält Karte oder Handy dagegen, fertig. Ihr müsst kein Gerät kaufen und keins mieten.

Der Einstieg ist kostenlos: Mit booxos Go habt ihr die Geldboxen und könnt unbegrenzt Geld per QR-Code und Karte einnehmen. Auch die Mitgliedsbeiträge zieht ihr damit per Lastschrift ein – ohne Grundgebühr und ohne Abo. Dazu kommt eine Gebühr je erfolgreicher Zahlung – die genauen Sätze findet ihr auf der Preisseite.

booxos Plus kostet 49 € brutto im Jahr (41,18 € netto) und schaltet die übrigen Module frei: Spenden mit automatischer Spendenquittung, Rechnungen, Formulare und das komplette Kassensystem – damit habt ihr alle fünf Module. Kein Monatsabo: Der Betrag wird einmal im Jahr fällig. Dazu sind die ersten 500 € Umsatz je Vertragsjahr komplett gebührenfrei – über jeden Zahlungsweg, weder Prozentsatz noch Fixbetrag.

Nichts extra. Das Kassensystem ist in booxos Plus enthalten – zusammen mit Spenden, Rechnungen, Mitgliedsbeiträgen und Formularen. Getrennt buchbar ist nur die technische Sicherheitseinrichtung samt Finanzamtexport; was die kostet, steht auf der Preisseite. Ob ihr sie braucht, erklären wir unter TSE und DSFinV-K.

Der kostenlose Tarif hat keine Laufzeit und kein Abo – ihr könnt ihn liegen lassen, solange ihr wollt. Kostenpflichtige Pakete laufen zwölf Monate ab Buchung und werden jährlich abgerechnet. Kündigen könnt ihr mit einem Monat Frist zum Ende der Laufzeit, direkt im Konto oder in Textform; ohne Kündigung verlängert sich der Vertrag um weitere zwölf Monate. Nachzulesen in § 5 der Nutzungsbedingungen.

Woher: Direkt von euren Spendern, Mitgliedern und Gästen. Der Weg: Die Zahlungen laufen über unseren Zahlungsdienstleister Stripe auf ein Konto, das auf euren Verein läuft. Wohin: Auf das Bankkonto, das ihr bei der Registrierung hinterlegt habt – in der Regel innerhalb weniger Werktage. Ihr könnt euch auch gezielt den Betrag einer einzelnen Geldbox auszahlen lassen.

Ja, für Spenden bis 300 €. Mit dem Spendenmodul könnt ihr je Spenden-Box eine automatische Spendenquittung anbieten: Der Spender gibt Name und Adresse direkt beim Bezahlen an und erhält sofort ein PDF. Rechtlich ist das ein vereinfachter Zuwendungsnachweis nach § 50 Abs. 4 EStDV – er gilt zusammen mit dem Kontoauszug beziehungsweise Buchungsbeleg der Bank als Nachweis beim Finanzamt.

Für Beträge über 300 € reicht der vereinfachte Nachweis nicht aus – dort verlangt das Finanzamt eine vollständige Zuwendungsbestätigung nach amtlichem Muster. Die stellt ihr wie bisher selbst aus. In der Spendenübersicht seht ihr, welche Zuwendungen darüber liegen, damit euch keine durchrutscht.

Die Angaben zu eurem Verein und der steuerliche Hinweistext werden einmal in den Spenden-Einstellungen hinterlegt und dann auf jede Quittung übernommen. Verantwortlich für ihre Richtigkeit bleibt euer Verein – prüft sie deshalb einmal sorgfältig, danach läuft es automatisch.

Ja. Für Spenden- und Sammel-Boxen könnt ihr einen Zielbetrag hinterlegen. Auf der Bezahlseite erscheint dann ein Fortschrittsbalken. Ihr könnt ihn auch ausblenden, wenn ihr den Stand nicht öffentlich zeigen möchtet.

Ja – gemeint ist die Bonkasse, wie sie viele Feste kennen: Der Gast kauft an einer Kasse Bons und bekommt Essen und Getränke an den Ständen dagegen. Im Bonmodus druckt booxos diese Bons, und ihr legt je Stand fest, wo gedruckt wird. Der Kassenbon im Sinne des Belegs ist davon unabhängig – der entsteht immer digital.

Nein, für das Kassieren braucht der Stand eine Internetverbindung – ein normales Mobilfunknetz auf dem Helfer-Smartphone genügt. Das hat einen guten Grund: Jede Kartenzahlung wird in dem Moment geprüft und bestätigt, in dem der Gast bezahlt. So sind euer Verein und eure Gäste vor Betrug geschützt. Tipp: Prüft vorher, ob am Standort Empfang besteht – etwa im Festzelt oder auf dem Sportplatz.

Ja. Jeder Stand hat eine Barkasse mit Anfangsbestand, Einlagen und Entnahmen. Bar-, Karten- und QR-Zahlungen laufen in einer Abrechnung zusammen, sodass der Kassenabschluss am Ende des Tages auf den Euro stimmt.

Das Kassenmodul signiert jeden Verkauf über eine technische Sicherheitseinrichtung (TSE) unseres Dienstleisters fiskaly und erzeugt den DSFinV-K-Export für die Betriebsprüfung. Jeder Beleg bekommt eine fortlaufende Nummer je Verein. Ob euer Verein eine TSE braucht, hängt davon ab, wie ihr verkauft.

Die booxos-App gibt es für iPhone und Android. Für Kartenzahlung per Tap to Pay braucht das Gerät NFC – das haben aktuelle Smartphones. Ihr könnt beliebig viele Helfer-Geräte gleichzeitig einsetzen.

Ja. Ihr legt eine Rechnung mit Positionen an, sie bekommt eine fortlaufende Nummer, und der Empfänger erhält einen Link, über den er direkt online bezahlen kann – ohne Konto und ohne Anmeldung. Im Dashboard seht ihr, welche Rechnungen offen und welche bezahlt sind.

Ja, über die Sammelrechnung. Ihr schreibt den Inhalt einmal und wählt die Empfänger aus. Jeder bekommt seine eigene Rechnung mit eigener Nummer, eigenem Zahllink und eigenem Status – ideal für Umlagen, Startgelder oder Sponsoren. Wiederkehrende Mitgliedsbeiträge zieht ihr besser automatisch per Lastschrift ein.

Für alles, wo ihr Angaben einsammeln müsst: Anmeldungen zum Ausflug, Bestellungen für Vereinskleidung, Rückmeldungen zum Helferfest. Ihr legt die Felder selbst fest und könnt eine Zahlung direkt anhängen – entweder ein fester Betrag oder Betrag mal Anzahl, etwa pro angemeldeter Person.

Ja, automatisch – an die Adresse, die im E-Mail-Feld des Formulars steht. Die Bestätigung kommt im Namen eures Vereins und nennt den Betrag, wenn eine Zahlung dranhing. Antwortet jemand darauf, landet die Antwort bei eurer Vereinsadresse.

Die Anmeldung ist trotzdem da – sie steht in der Liste als offen. Ihr seht also, wer sich angemeldet, aber noch nicht bezahlt hat, und könnt nachfassen. Nichts geht verloren, nur weil jemand die Bezahlseite zu früh schließt.

Ja. Alle Einreichungen lassen sich als CSV herunterladen – mit Datum, allen Feldantworten und, wenn eine Zahlung dranhing, Betrag und Zahlungsstatus. Damit macht ihr in Excel die Teilnehmerliste oder die Bestellübersicht.

Nein. Formulare, Rechnungen und Bezahlseiten sind über einen Link erreichbar, den ihr per WhatsApp, E-Mail oder QR-Code teilt. Wer bezahlt oder etwas einreicht, braucht kein booxos-Konto.

Per SEPA-Lastschrift vom Konto des Mitglieds. Ihr legt Beitragsklassen an – etwa Erwachsene, Kinder, Familie – mit Betrag und Rhythmus, ordnet jedem Mitglied eine zu und hinterlegt einmalig das Lastschriftmandat. Danach läuft der Einzug von selbst.

Ja. Ihr tragt Name und Beitragsklasse ein und schickt dem neuen Mitglied den Link zum Lastschriftmandat. Es gibt seine IBAN auf dem Handy ein – mehr passiert auf seiner Seite nicht: kein Konto, keine App, kein Formular zum Ausdrucken. Eure Bestandsmitglieder holt ihr auf demselben Weg nach.

Ihr müsst es nicht selbst schreiben – es entsteht automatisch. Entweder schickt ihr dem Mitglied einen Link, über den es seine IBAN selbst einträgt und das Mandat online erteilt. Oder ihr habt bereits ein Mandat auf Papier: Dann tragt ihr die IBAN direkt beim Mitglied ein. In beiden Fällen legt booxos das Mandat samt Mandatsreferenz beim Mitglied ab, zum Herunterladen.

Ab dem Eintrittsdatum des Mitglieds, nicht zu einem festen Stichtag für alle. Wer im Mai eintritt, wird jedes Jahr im Mai eingezogen. Bei monatlichen und vierteljährlichen Klassen gilt dasselbe Prinzip. Es wird immer der volle Beitrag berechnet, nicht anteilig.

Ja. Vor jeder Abbuchung geht automatisch eine Ankündigung per E-Mail heraus – mit dem Zeitraum, dem Betrag und den letzten vier Ziffern der Kontonummer. Das ist die Vorabinformation, die eine SEPA-Lastschrift verlangt, und ihr müsst euch darum nicht kümmern.

Nein. Bei jedem Mitglied könnt ihr eintragen, bis wann der Beitrag bereits eingezogen wurde – auch wenn das noch im alten System passiert ist. Zeiträume, die dadurch abgedeckt sind, überspringt booxos. Genau dafür ist das Feld beim Umstieg gedacht.

Die Forderung wird als fehlgeschlagen markiert und bleibt in der Übersicht stehen. Ihr seht also, bei wem etwas offen ist, und könnt das Mitglied ansprechen. Eine SEPA-Lastschrift ist nicht sofort da: Nach dem Anstoßen steht sie einige Bankarbeitstage auf „in Bearbeitung“, bevor sie als bezahlt oder fehlgeschlagen gilt.

Dann wird bei diesem Mitglied nichts eingezogen – es gibt bewusst keinen Zahllink als Ersatz. Sobald Mandat und Eintrittsdatum vorliegen, startet der Einzug. Wollt ihr jemanden anders abrechnen, schreibt ihr ihm eine Rechnung.

Auf Servern in Deutschland. Damit gelten die strengen deutschen und europäischen Vorgaben. Wir halten die DSGVO ein; moderne Verschlüsselung und geschützte Rechenzentren verhindern den Zugriff Unbefugter.

Die Zahlungsabwicklung läuft über den zertifizierten Dienstleister Stripe, dessen Infrastruktur den PCI-DSS-Standard erfüllt. Kartendaten werden nie auf Geräten oder Systemen von booxos gespeichert, sondern durch Sicherheitstoken ersetzt. Die Übertragung ist durchgehend verschlüsselt.

Weil das Gesetz es für bargeldlose Zahlungen vorschreibt. Vor der ersten Auszahlung prüft der Zahlungsdienstleister, wer hinter dem Verein steht – dazu gehören die vertretungsberechtigte Person und der Vorstand. Ein Handyfoto genügt in der Regel. Die Daten dienen ausschließlich dieser gesetzlichen Prüfung.