Auf einem Biertisch steht ein Aufsteller „Spenden für die Jugend“ mit QR-Code; daneben zeigt ein Handy die Bestätigung über eine Spende von 20 Euro mit automatischer Spendenquittung

Dokumente · Rechnung und Spendenquittung

Das Dokument schreibt sich beim Bezahlen.

Q: Welche Dokumente kann booxos erstellen?

Zwei: eine Rechnung über den Betrag, den der Gast selbst eingibt, und eine Spendenquittung für Zuwendungen bis 300 €. Beide entstehen bei einer Zahlung per QR-Code und nur, wenn ihr sie für die jeweilige Geldbox einschaltet – die Rechnung in einer Sammel-Box, die Spendenquittung in einer Spenden-Box.

Q: Stellt booxos Spendenquittungen aus?

Ja, für Spenden bis 300 € . Ihr könnt je Spenden-Box eine automatische Spendenquittung anbieten: Der Spender gibt Name und Adresse direkt beim Bezahlen an und erhält sofort ein PDF. Rechtlich ist das ein vereinfachter Zuwendungsnachweis nach § 50 Abs. 4 EStDV – er gilt zusammen mit dem Kontoauszug beziehungsweise Buchungsbeleg der Bank als Nachweis beim Finanzamt.

Wer per QR-Code zahlt, bekommt auf Wunsch einen Beleg über den Betrag – eine Rechnung aus der Sammel-Box oder eine Spendenquittung aus der Spenden-Box. Ihr müsst nichts schreiben, nichts nummerieren, nichts verschicken.

So entsteht ein Dokument

Rechnung über den gezahlten Betrag
Spendenquittung bis 300 €
Je Geldbox an- oder abschaltbar

Zwei Dokumente, ein Handgriff.

Welches entsteht, hängt allein daran, aus welcher Geldbox die Zahlung kommt.

Der Gast gibt den Betrag ein

Eine Rechnung über genau den gezahlten Betrag.

In einer Sammel-Box tippt der Gast selbst ein, was er zahlt – für die Standmiete, den Beitrag zur Tombola, die Bestellung beim Fest. Über genau diesen Betrag bekommt er die Rechnung, sobald die Zahlung durch ist.

Fortlaufende Nummer, je Verein gezählt
Eure Vereinsangaben stehen schon drauf
Kommt als PDF, ohne dass jemand etwas tippt

Was eine Sammel-Box kann

Fortlaufend, je Verein

Bis 300 € automatisch

Die Quittung entsteht beim Bezahlen.

Sobald die Spende durch ist, erzeugt booxos die Zuwendungsbestätigung als PDF – mit Betrag, Datum und euren Vereinsangaben. Ihr müsst keine Vorlage mehr ausfüllen.

Für Zuwendungen bis 300 €
Vereinfachter Nachweis nach § 50 Abs. 4 EStDV
Gilt zusammen mit dem Kontoauszug beim Finanzamt

Was eine Spenden-Box kann

Die Adresse kommt vom Zahlenden selbst.

Wer ein Dokument bekommt, gibt Name und Anschrift direkt beim Bezahlen an. Ihr müsst nichts hinterherrecherchieren und nichts abtippen.

Abgefragt wird nur, wenn die Box ein Dokument ausstellt
Keine Tippfehler durch Übertragen von Listen

Je Box entscheidet ihr neu.

Ob eine Geldbox überhaupt ein Dokument ausstellt, legt ihr für jede einzeln fest. Die Sammlung fürs Grillhäuschen braucht keins – die Spendenaktion für die Jugendarbeit schon.

Wie Geldboxen funktionieren

Überblick statt Kontoauszug.

Alle Zahlungen an einer Stelle: nach Box, nach Zeitraum, mit dem Status der ausgestellten Dokumente. Eure Vereinsangaben und den steuerlichen Hinweistext hinterlegt ihr einmal.

Der Unterschied im Januar.

Wenn die Belege für die Steuererklärung gebraucht werden, merkt man, wie das Jahr über gearbeitet wurde.

Ohne booxos

Kontoauszüge nach Zahlungen durchsuchen
Adressen zusammensuchen oder nachfragen
Vorlage in Word ausfüllen und Betrag eintragen
Nummer von Hand weiterzählen
Drucken, unterschreiben, kuvertieren, frankieren

Mit booxos

Name und Anschrift kommen vom Zahlenden
Das Dokument entsteht sofort als PDF
Vereinsangaben und Nummer stehen automatisch drin
Übersicht zeigt, was schon ausgestellt ist

Fragen zu Dokumenten.

Welche Dokumente kann booxos erstellen?

Zwei: eine Rechnung über den Betrag, den der Gast selbst eingibt, und eine Spendenquittung für Zuwendungen bis 300 €. Beide entstehen bei einer Zahlung per QR-Code und nur, wenn ihr sie für die jeweilige Geldbox einschaltet – die Rechnung in einer Sammel-Box, die Spendenquittung in einer Spenden-Box.

Wie kommt der Gast zu seiner Rechnung?

Er scannt den QR-Code, gibt den Betrag ein, trägt Name und Anschrift ein und bezahlt. Die Rechnung über genau diesen Betrag bekommt er sofort als PDF – mit fortlaufender Nummer und euren Vereinsangaben. Ihr müsst sie nicht schreiben, nicht nummerieren und nicht verschicken.

Stellt booxos Spendenquittungen aus?

Ja, für Spenden bis 300 €. Ihr könnt je Spenden-Box eine automatische Spendenquittung anbieten: Der Spender gibt Name und Adresse direkt beim Bezahlen an und erhält sofort ein PDF. Rechtlich ist das ein vereinfachter Zuwendungsnachweis nach § 50 Abs. 4 EStDV – er gilt zusammen mit dem Kontoauszug beziehungsweise Buchungsbeleg der Bank als Nachweis beim Finanzamt.

Was ist mit Spenden über 300 €?

Für Beträge über 300 € reicht der vereinfachte Nachweis nicht aus – dort verlangt das Finanzamt eine vollständige Zuwendungsbestätigung nach amtlichem Muster. Die stellt ihr wie bisher selbst aus. In der Übersicht seht ihr, welche Zuwendungen darüber liegen, damit euch keine durchrutscht.

Müssen wir die Dokumente noch prüfen?

Die Angaben zu eurem Verein und der steuerliche Hinweistext werden einmal hinterlegt und dann auf jedes Dokument übernommen. Verantwortlich für ihre Richtigkeit bleibt euer Verein – prüft sie deshalb einmal sorgfältig, danach läuft es automatisch.

Können Spender ein Spendenziel sehen?

Ja. Für Spenden- und Sammel-Boxen könnt ihr einen Zielbetrag hinterlegen. Auf der Bezahlseite erscheint dann ein Fortschrittsbalken. Ihr könnt ihn auch ausblenden, wenn ihr den Stand nicht öffentlich zeigen möchtet.

Legt eure erste Box mit Beleg an.

Geldbox anlegen, Dokument aktivieren, QR-Code teilen. Den Rest macht booxos.

Beispiele aus Vereinen